Trop de mails s'accumulent dans votre boîte de réception !
Cette semaine, on vous donne 8 astuces pour gérer efficacement vos emails et gagner en efficacité dans votre travail !
En effet, une mauvaise gestion de vos mails peut être source de stress. Mais ne vous laissez envahir par le nombre de “mails non lus” dans votre boîte de réception.
Nos astuces pour transformer votre messagerie internet en un outil de travail :
- Traitez immédiatement les e-mails qui requièrent un temps de traitement moins de 2 à 3 minutes ;
- Créez un système de référencement avec des libellés afin de classer les messages. Exemple : “Urgent”, “à traiter dans la journée” ou “à traiter dans la semaine” ;
- Programmez des réponses automatiques en cas d’absence du bureau. Cela permet de préserver la communication avec vos interlocuteurs ;
- Instaurez des temps mails dans votre agenda pour ne pas vous laisser déconcentrer par leur arrivée intempestive tout au long de la journée (et de la nuit). Pour cela, prévoyez une gestion périodique. Exemple : le matin, avant et après votre pause-déjeuner et une heure avant de quitter le bureau.
- Supprimez les notifications pour gagner en performance et diminuer votre stress ;
- Désabonnez-vous des newsletters sans intérêt. Celles-ci sont peut-être obsolètes, de plus, vous recevrez régulièrement des spams ou des offres promotionnelles sans valeur ;
- Limitez les envois groupés avec “CC” et “CCI”. Ces fonctionnalités sont bien utiles, mais réservez-les à bon escient et posez-vous la question de la pertinence du destinataire ;
- Créez et enregistrez des modèles de réponses avec des formules adaptées à chaque situation. En écrivant cela permet de gagner du temps !
À vous de jouer !
Maintenant, vous avez toutes les cartes en main pour trier au mieux vos mails et gérer ce flux sans fin.
